内容証明について知っておきたい9個の基礎知識

1 そもそも内容証明とは?

DSCF3096日本郵便株式会社(郵便局)が

  1. 発送日
  2. 内容
  3. 差出人及び受取人

証明する制度です。

ただし、差出人が作成した謄本によって証明するに過ぎず、

内容文書の存在を証明するものであり、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。

ここで内容文書とは、受取人へ送達する文書をいいます。

謄本とは、内容文書を謄写した書面です。

謄本は差出人及び差出郵便局において保管します。

2 簡易書留とはどう違う?

簡易書留で証明できるのは

1発送日と3差出人及び受取人は証明できますが、2の内容までは証明できません。

この点が内容証明と異なります。

3 内容証明に図面の添付、返信用封筒などの同封は?

 

内容証明は文書のみとなります。

分量に制限はなく、複数枚にわたっても構いません。

しかし、図面や返信用封筒等を同封することはできません。

為替証書や小切手等の有価証券、現金も当然同封は認められません。

4 内容証明文章の作成方法は?

使用できる文字又は記号

  1. 仮名
  2. 漢字
  3. 数字
  4. 英字(固有名詞に限ります。)
  5. 括弧
  6. 句読点
  7. その他一般に記号として使用されるもの

字数制限

縦書の場合

1行20字以内、1枚26行以内

横書きの場合

1行20字以内、1枚26行以内

1行13字以内、1枚40行以内

1行26字以内、1枚20行以内

文字又は記号の訂正・挿入・削除方法

該当する字数及び箇所を欄外又は末尾の余白に記載し、差出人の印を押印します。

(100万円と書きたいところを100円と書いてしまった場合は「万」と書き足した上で余白に一字挿入と書き印を押します。)

内容が2枚以上になった場合

つづり目に契印を押します。

使用できる契印の印章は、原則的に封筒に記載された差出人の印章のみです。

5 作成した内容証明文書はどう出す?

どの郵便局からでも出せるわけではない

大きな郵便局であれば大抵扱っていますが、すべての郵便局から内容証明が出せるわけではありません。

あらかじめ差し出そうとする郵便局が内容証明を扱っているか確認した上で出しに行きましょう。

差出方法

次のものを用意して郵便窓口でお願いすれば出してもらえます。

  1. 内容文書(受取人へ送付するもの)
  2. 内容文書の謄本2通(差出人及び郵便局が各1通ずつ保存するもの、コピーでかまいません。)
  3. 差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒

これらを郵便局に差し出すと文書に制限違反がないか確認した後に料金を支払って差し出すことができます。

念のため、差出人の印鑑を持って行っておくと修正が容易にできるので便利です。

時間

分量にもよりますが、内容証明に慣れている郵便局であれば10分程度で終了します。

あまり慣れていない郵便局であれば30分程度待たされる場合もあります。

先にかかる時間を聞いたり、あまりに遅いようなら事情を尋ねたり適宜行動されるといいと思います。

6 内容証明を出す料金は?

内容証明の加算料金は430円です。

2枚目以降260円ずつ加算されます。

これに基本料金と一般書留の加算料金が加算されます。

7 配達証明

内容証明には配達証明を追加することができます。

これを追加すると受取人に送達された場合に、そのことを証明する葉書が差出人のもとに届きます。

料金は差し出しの際であれば310円、その後であれば430円となります。

8 閲覧・再度証明

内容証明を出した後は、差出郵便局に保存されている謄本の閲覧及び再度証明を受けることが出来ます。

これらはともに差出し日から5年以内です。

閲覧料金は430円です。

9 e内容証明

インターネットから出す内容証明です。

差出方法は次のとおりとなります。

  1. e内容証明の専用ウェブサイトにアクセス
  2. 利用登録
  3. 専用ソフトウェアのインストール
  4. 専用ソフトウェアであて先の作成・送信
  5. 支払いはクレジットカード又は料金後納

メリットは

  1. 24時間発送できる。
  2. 字数制限が緩和される。

詳しくはe内容証明の専用ウェブサイトを御覧ください。

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